스마트폰 및 테블렛을 쓰는법 4편 - 문서관리와 핸드북

이번에는 아이폰이나 아이패드 또는 기타 플랫폼 스마트폰이나 테블렛을 이용하여 문서관리와 핸드북 사용하는 법에 대해서 알아보기로 한다. 물론, 대다수의 유저들이 필자와 같은 방법으로 문서관리나 핸드북 사용을 하고 있을 것이라고 생각한다. 지금 소개하는 관리법은 입문자들을 위한 가장 기본적인 관리법이기도 하다.

먼저, 스마트폰이나 테블렛에서 문서를 효율적으로 관리하기 위해서는 이메일과 클라우딩 서비스의 연동이 필수적이다. 급한 서류는 이메일로 받아서 확인 및 수정 후 재전송할 수도 있고, 집-회사-넷북(노트북)-스마트폰-테블렛에 자신이 주로 사용하거나 필요한 문서 또는 미디어 파일에 대한 관리가 가능하다.

기본적인 준비사항은 아래와 같다.

Step1. 클라우딩 서비스 가입하기

많은 클라우딩 서비스가 있지만 가장 편리한 Dropbox를 기준으로 설명한다. http://www.dropbox.com/ 에 접속 후 가입을 한 다음, 드롭박스 전용 프로그램을 데스크탑 또는 넷북에 설치한다. 드롭박스는 2G까지 무료로 사용할 수 있는 클라우딩 서비스다.

Step2. 스마트폰 전용 어플리케이션 설치

사용할 앱은 Dropbox(무료)와 GoodReader(0.99$) 또는 Document To Go(16.99$)다. 만약 모바일 디바이스에서 읽기만 필요하다면 GoodReader를 추천한다. 그러나, 엑셀파일 등의 수정도 필요하다면 Document To Go 또는 QuickOffice를 사용할 수 있다. Document To Go와 GoodReader 모두 구글계정(Google Docs)이나 Box.net, Dropbox, iDisk, Public iDisk, SugarSync 등을 지원한다.

오피스파일만 무료로 수정하고 싶을 경우 Safari등의 브라우져로 https://docs.google.com 에 접속 하여 수정할 수 있다. 구글 전용앱 Google Search 를 사용하거나, 아래와 같이 홈화면에 추가하여 앱처럼 쓸 수도 있다.

Step3. 활용편
클라우딩 서비스를 이용한 문서관리의 활용은 생각보다 다양하다. 응용될 수 있는 부분을 일일히 나열하기 조차 힘들다. 간단하게 원리를 살펴보면 다음과 같다.

① 데스크탑에서 문서를 작성 또는 사진.미디어파일을 드롭박스로 올려두면  ② 드롭박스 프로그램을 설치해둔 데스크탑.넷북.노트북에 똑같은 폴더가 동기화 된다.  ③ 아이폰 또는 아이패드에서도 열람 및 삭제.수정.추가가 가능하고, 삭제나 수정을 했을 경우 클라우드 서버가 수정되기 때문에 데스크탑.넷북.노트북의 폴더도 동기화로 수정 또는 추가된다.

클라우딩 서비스는 굳이 아이폰이나 아이패드와 같은 스마트폰.테블렛 없이 데스크탑.넷북만으로도 이용이 가능하지만, 휴대성이 용이한 모바일 디바이스를 이용한다면 더욱 편리하게 사용할 수 있다.

문서를 이메일로 받아서 모바일 디바이스로 확인 한 후 재전송 및 필요한 문서의 경우 클라우드 서버로 업로드가 가능하다. 사진이나(예를 들면 중요한 서류 스캔) 미디어파일을 읽을 수도 있다. GoodReader 등의 어플리케이션을 이와 같은 방식으로 활용하면 전공서적과 같은 두꺼운 책들을 들고다닐 일은 없다. 즉, 핸드북으로 사용할 수 있다.

위와 같이 PDF파일로 작성한 WorkOut Planner나 일반 문서(아이폰 사용자 설명서)등을 넣어서 확인할 수도 있고, 집에 돌아다니는 두꺼운 책들을 양면 스캐너로 인쇄해서 넣어 다닐 수도 있다. 그러나 자동양면스캐너가 있어도 스캔하는 작업은 만만한 작업이 아니라는 단점도 있다. 아이패드를 이용하면 PDF파일로 제공되는 영어교재 등을 책처럼 사용할 수 있다. 전용펜 악세서리로 글자를 쓰거나 지우거나 형광 포인트도 가능하다.

PDF작성에 어려움을 느낀다면, 한컴이나 오피스를 이용하여 문서를 작성 후 Acrobat Pro의 PDF파일변환 기능을 사용하는 심플한 방법이 있다.

만약, 클라우딩 서비스가 불필요하다면 아래와 같이 아이튠즈 내의 도큐멘트에 드래그 앤 드롭으로 문서를 넣어 핸드북으로 사용이 가능하다. 이때 문서수정이 필요하지 않다면 한컴뷰어 와 같은 무료앱을 사용하는 방법도 있다.

스마트폰이나 테블렛을 활용하는 방법은 일일히 나열하기 조차 힘들다. 코에 붙이면 코걸이고 귀에 붙이면 귀걸이기 때문이다. 즉, 우리가 상상하는 많은 부분들이 스마트폰이나 테블렛을 이용하여 활용이 가능하다. 스마트폰 및 테블렛 사용법을 몇편까지 블로깅 할 지는 모르겠지만, 아직 초반이니 이와 같은 기본적인 내용부터 후반으로 갈 수록 약간의 IT지식이 필요한 내용까지 다룰 예정이다.

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